Município de Avis : relatório final de estágio

Abstract

Este documento pertence à Unidade Curricular Estágio da Licenciatura em Secretariado, da Escola Superior de Educação de Castelo Branco do Instituto Politécnico de Castelo Branco, descreve a experiência de estágio realizada na divisão Administrativa Geral no Serviço de Aprovisionamento/Armazém e no Serviço de Contabilidade do Município de Avis, que teve início a 12 de fevereiro de 2024 e terminou a 24 de maio de 2024, totalizando 600 horas ao longo de 15 semanas. Este relatório inicia-se com uma fundamentação teórica, abordando os seguintes temas: o papel do Profissional de Secretariado na Função Pública, as suas habilidades, atitudes e funções; a relevância das Tecnologias de Informação e Comunicação para este profissional, com ênfase em ferramentas como Excel, SNC e BASE; o conceito de arquivo e os seus diferentes tipos; a função de aprovisionamento e os princípios do Código dos Contratos Públicos; o serviço de contabilidade na Função Pública; e, por fim, algumas conceitos pertinentes ao contexto abordado. Em segundo lugar, é efetuada a apresentação do estágio onde são tratados os objetivos do mesmo. A descrição da entidade acolhedora onde é apresentado a sua missão, a sua hierarquia e o seu organograma. De seguida, encontra-se um ponto importante do relatório: a descrição das atividades realizadas durante o período de estágio, iniciando este ponto com a introdução. As atividades estão divididas em atividades no Serviço de Aprovisionamento/Armazém e atividades no Serviço de Contabilidade, onde são descritas, assim como enumerados os recursos utilizados para a sua realização, os objetivos alcançados, as dificuldades enfrentadas e como foram superadas. Seguidamente, apresenta-se uma reflexão crítica e a conclusão. Durante o estágio, a estagiária pretende entender as funções da área estudada e aplicá-las com excelência. Para isso, utiliza os conhecimentos teóricos adquiridos e desenvolve habilidades e atitudes essenciais, especialmente no campo do Secretariado, como responsabilidade, organização, adaptabilidade, trabalho em equipa e pensamento crítico. Essa preparação visa integrá-la de forma eficaz no ambiente profissional futuro. Durante o estágio, a estagiária segue uma metodologia que envolve orientação detalhada da orientadora, que explica todas as etapas das tarefas e a sua finalidade. O relatório de estágio tem como objetivo detalhar todas as atividades realizadas durante o período de estágio, incluindo a base teórica por trás das mesmas, que envolve tanto o conhecimento adquirido em sala de aula quanto a pesquisa externa, além de uma reflexão crítica sobre essas atividades. Na elaboração do relatório, a estagiária adotou uma abordagem metodológica qualitativa, focando-se na pesquisa de fontes científicas para fundamentar as atividades do estágio, utilizando ferramentas como Google, Google Acadêmico, Bibliotecas Virtuais e Repositórios Científicos.

Abstract: This document belongs to the Curricular Unit Internship of the Degree in Secretarial Studies at the Castelo Branco School of Education of the Castelo Branco Polytechnic Institute. It describes the internship experience carried out in the General Administrative division of the Procurement/Storage Service and the Accounting Service of the Municipality of Avis, which began on 12 February 2024 and ended on 24 May 2024, totalling 600 hours over 15 weeks. This report begins with a theoretical foundation, covering the following topics: the role of the secretarial professional in the Civil Service, their skills, attitudes, and functions; the relevance of Information and Communication Technologies for this professional, with an emphasis on tools such as Excel, SNC and BASE; the concept of the archive and its different types; the procurement function and the principles of the Public Contracts Code; the accounting service in the Civil Service; and, finally, some concepts pertinent to the context addressed. Secondly, a presentation of the internship is made, in which the objectives of the internship are discussed. A description of the host organisation, including its mission, hierarchy and organisation chart. The next important point of the report is the description of the activities that the trainee carried out during her internship, starting with the introduction. The activities are then divided into those in the Procurement/Storage Service and those in the Accounting Service, where they are described, the resources used to carry them out, the objectives achieved, the difficulties faced and how they were overcome. This is followed by a critical reflection and conclusion. During the internship, the trainee aims to understand the functions of the area studied and apply them with excellence. To do this, she uses the theoretical knowledge she has acquired and develops essential skills and attitudes, especially in the field of secretarial work, such as responsibility, organisation, adaptability, teamwork and critical thinking. This preparation aims to integrate her effectively into the future professional environment. During the internship, the trainee follows a methodology that involves detailed guidance from the supervisor, who explains all the stages of the tasks and their purpose. The internship report aims to detail all the activities carried out during the internship period, including the theoretical basis behind them, which involves both knowledge acquired in the classroom and external research, as well as a critical reflection on these activities. In preparing the report, the intern adopted a qualitative methodological approach, focusing on researching scientific sources to support the internship activities, using tools such as Google, Google Scholar, Virtual Libraries and Scientific Repositories.

Resumen: El presente documento pertenece a la Unidad Curricular Prácticas de la Licenciatura en Secretariado de la Escola Superior de Educação de Castelo Branco del Instituto Politécnico de Castelo Branco y describe la experiencia de prácticas realizada en la división de Administración General del Servicio de Compras/Almacén y en el Servicio de Contabilidad del Ayuntamiento de Avis, que empezó el 12 de febrero de 2024 y finalizó el 24 de mayo de 2024, totalizando 600 horas a lo largo de 15 semanas. El presente informe comienza con una fundamentación teórica, abarcando los siguientes temas: el papel del profesional de secretariado en la Administración Pública, sus competencias, actitudes y funciones; la relevancia de las Tecnologías de la Información y la Comunicación para este profesional, con énfasis en herramientas como Excel, SNC y BASE; el concepto de archivo y sus diferentes tipos; la función de contratación y los principios del Código de Contratos Públicos; el servicio de contabilidad en la Administración Pública; y, por último, algunos conceptos pertinentes al contexto abordado. En segundo lugar, se realiza una presentación de las prácticas, en la que se exponen los objetivos de las mismas. Una descripción de la organización de acogida, incluyendo su misión, jerarquía y organigrama. El siguiente punto importante del informe es la descripción de las actividades que la becaria llevó a cabo durante sus prácticas, empezando por la introducción. A continuación, las actividades se dividen en las del Departamento de Compras/Almacén y las del Departamento de Contabilidad, donde se describen los recursos utilizados para llevarlas a cabo, los objetivos alcanzados, las dificultades encontradas y cómo se superaron. Sigue una reflexión crítica y una conclusión. Durante las prácticas, la becaria pretende comprender las funciones del área estudiada y aplicarlas con excelencia. Para ello, utiliza los conocimientos teóricos adquiridos y desarrolla aptitudes y actitudes esenciales, especialmente en el ámbito del secretariado, como la responsabilidad, la organización, la adaptabilidad, el trabajo en equipo y el pensamiento crítico. Esta preparación tiene por objeto integrarla eficazmente en el futuro entorno profesional. Durante las prácticas, la becaria sigue una metodología que implica una orientación detallada por parte de la supervisora, quien le explica todas las fases de las tareas y su finalidad. El informe de prácticas tiene por objeto detallar todas las actividades realizadas durante el periodo de prácticas, incluida la base teórica que las sustenta, lo que implica tanto los conocimientos adquiridos en el aula como la investigación externa, así como una reflexión crítica sobre dichas actividades. En la elaboración del informe, la becaria adoptó un enfoque metodológico cualitativo, centrándose en la búsqueda de fuentes científicas que sirvieran de apoyo a las actividades de prácticas, utilizando para ello herramientas como Google, Google Scholar, Bibliotecas Virtuales y Repositorios Científicos.